會議活動策劃的基本要點
朝熹文化 發(fā)布于：2022-09-06 分類：行業(yè)資訊
一、會前準備
1、組織會務組，明確工作職責。 大型會議還需要制定詳細的會議工作計劃。
2. 發(fā)出會議通知。 包括會議名稱、內容、持續(xù)時間、時間、地點、參會人員范圍等。
3、打印會議議程，安排會議程序，制定注意事項。
4、組織大型會議，擬定小組召集人和討論地點。
5、大型會議需打印會議憑證。 如考勤卡、考勤卡、工作卡、請柬等。
6、會場布置和會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。 (1) 懸掛會標、會徽和旗幟。 （2）設置主席臺，落實主席臺領導，安排座位，設置發(fā)言席，參觀座位標志、話筒，確保音響效果。 （3）確定會議桌的布局，明確劃分分會場區(qū)域，讓與會人員一目了然。
(4) 確保照明、通風、錄音、錄像和空調設備齊全、有效。 (5)放置合適的鮮花。
7、售后服務工作。 對于大型會議，要對參會人員的住宿、用車、醫(yī)療、文化娛樂、安全等做出詳細安排。
8、做好會議發(fā)言、投票、頒獎、合影等準備工作。
9、進行會前檢查或向領導匯報準備工作。
二、會議組織與服務工作
1、會議工作人員應提前1小時到達會場，反復檢查會場準備情況。
2、做好會議簽到和材料發(fā)放工作。
3. 講臺領導和演講嘉賓是否在場。
4. 組織參會人員按預約計劃從前到后就座。
5、維護場地秩序。 會議開始前5分鐘，會場大門關閉，與會人員準備入座，無關人員離開會場； 會議期間，關掉手機，一般不允許任何人進入，無關人員不得進入會場。
6. 制作會議紀要并撰寫會議簡報。 7. 組織攝影。 8. 為參會人員預訂車、船、機票等。
3. 會后
1. 會后檢查場地，帶回剩余物資、席位等。 2. 組織派送站。 根據(jù)參會人員的出發(fā)時間，提前安排車輛和派送人員。 3、做好會議文件的清理、收集、歸檔工作。 4、做好會議報告工作。